Thay đổi địa chỉ công ty theo quy định pháp luật mới nhất hiện nay

Thứ ba - 28/12/2021 10:26

 

Thay đổi địa chỉ công ty không phải là nhu cầu xa lạ đối với các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh, nhất là trong tình hình kinh tế nhiều biến động như hiện nay. Ngay cả khi địa chỉ công ty thay đổi trong cùng một quận, khác huyện, khác tỉnh thì sẽ có những quy định khác nhau mà nếu không tìm hiểu kỹ rất dễ dẫn đến sai sót. 

Địa chỉ công ty là gì?

Địa chỉ công ty là địa điểm làm việc, liên hệ của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, địa chỉ công ty được xác định theo số nhà, ngách, ngõ, ngách, đường, phố hoặc thôn, xóm, xã. , phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).


Thông báo thay đổi địa chỉ công ty gồm những gì?

Thay đổi địa chỉ đăng ký là việc thay đổi trụ sở chính của công ty khi địa chỉ của công ty chuyển đến quận, thành phố khác với địa chỉ cũ.

Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận

  1.   Không thay đổi cơ quan quản lý thuế

  2.  Không thay đổi con dấu tròn công ty

  3.  Thay đổi thông tin địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

  4.  Thay đổi thông tin hóa đơn GTGT công ty

  5.  Thay đổi thông tin đăng ký thuế công ty

Thay đổi địa chỉ công ty khác quận

  1. Có thay đổi cơ quan quản lý thuế

  2. Có thay đổi con dấu tròn công ty

  3. Thay đổi thông tin địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

  4. Thay đổi thông tin hóa đơn GTGT công ty

  5. Thay đổi thông tin đăng ký thuế công ty


Sự khác biệt này không áp dụng cho các công ty có Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (Ví dụ: Công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam) vì các công ty này chịu sự quản lý của cục thuế - cơ quan thuế. Vậy khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cùng hay khác quận thì đều như nhau, vẫn chịu sự quản lý của cơ quan quản lý thuế cũ.


Quy định pháp luật về địa chỉ trụ sở công ty

Địa chỉ trụ sở chính của công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Khi thay đổi trụ sở chính sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với các quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật của doanh nghiệp. Khái niệm quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ trụ sở chính được hiểu như sau:

- Nhà, quyền sử dụng đất, nhà, xưởng do công ty mua hoặc tự xây dựng phải có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở hoặc hợp đồng thuê đất của công ty hạ tầng, quyết định giao đất cho cơ quan nhà nước hoặc có một trong các loại giấy tờ chứng minh quyền sở hữu theo quy định của pháp luật về đất đai.

- Nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng công ty thuê phải có hợp đồng thuê và các giấy tờ chứng minh quyền cho thuê hợp pháp của bên cho thuê: Đất ở phải thuộc sở hữu hợp pháp của bên cho thuê; Khu đất dự án, nhà xưởng phải thuộc sở hữu hợp pháp của bên thuê và tài sản trên đất đã được lên sổ đỏ.

Có bắt buộc phải thông báo thay đổi địa chỉ công ty không?

Khoản 2 Điều 32 Luật Doanh nghiệp quy định rõ, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản về việc thay đổi địa điểm với Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày. Quá thời hạn trên, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Mức phạt mà doanh nghiệp có thể phải chịu là từ 500.000 đến 5.000.000 đồng tùy theo thời gian quá hạn. Đặc biệt là:

- Doanh nghiệp sẽ bị phạt 500.000 – 1.000.000 nếu quá hạn từ 1 – 30 ngày

- Doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 – 2.000.000 nếu quá hạn từ 31 – 90 ngày

- Doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đến 5.000.000 nếu quá hạn từ 91 ngày trở lên


Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cần lưu ý những vấn đề gì?

Thông tin địa chỉ trụ sở công ty có quan trọng không?

Thông tin về địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp ghi trong hồ sơ của doanh nghiệp bao gồm: Thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thông tin tiếp nhận thông báo thuế trên Hệ thống thông tin doanh nghiệp, thông tin trên hóa đơn đỏ của công ty, thông tin quận huyện trên mẫu dấu của doanh nghiệp thể hiện thông tin về các loại giấy phép con do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho doanh nghiệp. Như vậy, địa chỉ đặt trụ sở công ty sẽ quyết định các vấn đề sau:

- Xác lập quyền quản lý doanh nghiệp đối với Chi cục Thuế, Chi cục Quản lý thị trường và các cơ quan nhà nước trực tiếp quản lý địa bàn nơi công ty đặt trụ sở chính.

- Là địa điểm ghi trong hợp đồng đã ký kết và các công văn, giấy tờ gửi cho bên thứ 3.

- Là địa chỉ tiếp nhận phản hồi từ bên thứ 3, cơ quan chính phủ, khách hàng nếu doanh nghiệp không đăng ký địa chỉ khác cho các chức năng chuyên biệt này.


Vì vậy, khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, bạn cần chú ý đến việc cần cập nhật các giấy tờ liên quan của doanh nghiệp.


Điều kiện lựa chọn địa chỉ đặt trụ sở công ty?

Địa chỉ trụ sở chính của công ty được coi là hợp pháp khi doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu sau:

- Hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế. Đây cũng là thủ tục cần làm ngay khi chuyển trụ sở công ty sang địa chỉ khác.

- Có đủ giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp như: hợp đồng thuê nhà, hợp đồng mượn nhà, hợp đồng mua bán nhà đất,...

- Thực hiện đúng quy định về treo biển công ty và các quy định khác về quảng cáo.

- Địa chỉ phù hợp với nội dung hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tiêu chí này rất quan trọng đối với các công ty có chức năng giáo dục như trung tâm ngoại ngữ, tư vấn du học bởi quy trình cấp phép tại Sở giáo dục luôn yêu cầu doanh nghiệp phải có xác nhận của UBND phường, xã về địa chỉ thống nhất với quy hoạch giáo dục của địa phương.

Hay những công ty sản xuất, gia công hàng hóa thì tất nhiên không thể đặt trụ sở chính tại một tòa nhà văn phòng.

Thay đổi địa chỉ công ty có phải hủy dấu công ty cũ không?

Con dấu công ty hiện nay đóng một vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp chưa hoàn thiện hệ thống kế toán. Vì vậy, doanh nghiệp nào cũng quan tâm đến việc có được hủy bỏ trụ sở công ty khi thay đổi trụ sở chính hay không? Để trả lời câu hỏi này phải căn cứ vào hiện trạng con dấu của doanh nghiệp, cụ thể:

- Những công ty sử dụng con dấu do công an cấp trước ngày 01/07/2015 hoặc công ty khắc dấu theo mẫu cũ thì trên con dấu sẽ có thông tin về quận, huyện. Nếu vậy khi thay đổi địa chỉ sang quận, huyện khác sẽ phải đổi con dấu doanh nghiệp.

- Doanh nghiệp khắc dấu theo quy định mới không có thông tin quận, huyện trên con dấu chỉ phải đổi dấu khi đăng ký chuyển trụ sở sang tỉnh, thành phố khác.
 


Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cần những gì?

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính sẽ yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị những giấy tờ sau:

- Biên bản họp, quyết định của công ty về việc thay đổi địa chỉ.

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

- Hoàn tất các thủ tục nộp thuế trước khi thay đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh khi chuyển sang quận khác.

Nhìn vào danh mục hồ sơ, giấy tờ có thể thấy việc thay đổi địa chỉ công ty cùng quận khá đơn giản, chỉ gặp khó khăn khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty khác quận. Các vấn đề phổ biến bao gồm:

- Vướng mắc do không lập hóa đơn từ thời điểm khóa hóa đơn đã sử dụng đến thời điểm làm thủ tục chuyển trụ sở doanh nghiệp dẫn đến hoạt động kinh doanh bị đảo lộn;

- Vấn đề không nắm rõ điều kiện sử dụng bất động sản làm trụ sở doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020 dẫn đến đã nộp xong thuế nhưng chưa làm thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh,...

Thông thường, đối với những doanh nghiệp thường xuyên phải xuất hóa đơn, gặp khó khăn nhưng phải ngừng sử dụng hóa đơn gần 1 tháng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sản xuất kinh doanh thì theo chúng tôi bạn nên sử dụng dịch vụ thủ tục pháp lý để thời gian thực hiện thủ tục được đảm bảo.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Bước 1: Đăng ký thay đổi thông tin thuế

Thủ tục này chỉ áp dụng cho thủ tục thay đổi địa chỉ công ty từ quận khác. Doanh nghiệp phải gửi thông báo thay đổi thông tin địa chỉ và thông tin nhận thông báo thuế đến cơ quan quản lý thuế quản lý. Trong thời hạn 10 ngày, khi doanh nghiệp hoàn thành các công việc quản lý thuế theo quy định thì có văn bản gửi đơn vị quản lý thuế mới tại địa chỉ mới.

Bước 2: Thông báo thay đổi địa chỉ công ty

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục xin cấp mới Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo thay đổi thông tin thuế tại Thông tin đăng ký doanh nghiệp. Trong thời hạn 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và Giấy xác nhận thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Thay đổi dấu công ty (nếu có)

Doanh nghiệp khi thay đổi địa chỉ công ty làm ảnh hưởng đến thông tin con dấu tròn hiện tại thì phải khắc con dấu mới để sử dụng. Thông tin con dấu mới phải phù hợp với quy định của pháp luật và với thông tin doanh nghiệp sau khi thay đổi địa chỉ.

Bước 4: Thay đổi thông tin hóa đơn, chữ ký số, ngân hàng

Doanh nghiệp cập nhật thông tin về địa chỉ tài khoản ngân hàng, hóa đơn GTGT, chữ ký số…

Thủ tục sau khi thay đổi địa chỉ công ty

Về con dấu công ty

Nếu thông tin trên mặt dấu có thay đổi, doanh nghiệp phải làm thủ tục khắc lại con dấu.

Về hóa đơn công ty

Trường hợp doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn giấy

Trường hợp địa chỉ công ty thay đổi trong cùng một quận, huyện thì doanh nghiệp được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên, tên công ty và địa chỉ mới phải được khắc và đóng dấu trên hóa đơn cũ. Sau đó gửi công văn đến cục thuế xin phép tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử

Thông báo điều chỉnh hóa đơn gửi cơ quan thuế

Thông báo cho tổ chức phát hành hóa đơn cập nhật thông tin hóa đơn trên Hệ thống phát hành hóa đơn.

Các thủ tục khác cần thực hiện

Thay đổi thông tin địa chỉ công ty sang quận khác sẽ phải thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội;

Thông báo cho đối tác, khách hàng về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty.

Biểu mẫu thay đổi địa chỉ công ty thường dùng

Mỗi thủ tục hành chính luôn gắn với một loại biểu mẫu nhất định. Đối với thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, các biểu mẫu thường được sử dụng bao gồm:

- Mẫu 08-MST thông báo thay đổi thông tin thuế quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC được sử dụng để bắt đầu làm thủ tục chốt thuế.

- Mẫu 09-MST thông báo chuyển địa điểm theo quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC là kết quả mà doanh nghiệp nhận được sau khi thực hiện khóa thuế.

- Mẫu II-1 Thông báo thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp tại Phụ lục II-1 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT sử dụng khi thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

- Mẫu A.I.11.h Văn bản đề nghị điều chỉnh dự án đầu tư tại Thông tư 03/2021/TT-BKHĐT sử dụng khi thay đổi địa điểm thực hiện dự án đầu tư. (Trường hợp doanh nghiệp có vốn nước ngoài)

Thời gian thay đổi địa chỉ công ty?

Thời điểm thay đổi địa chỉ công ty được tính như sau:

- Thời gian soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh: 1 ngày làm việc;

- Thời gian nộp hồ sơ cho cơ quan thuế đến khi nhận được công văn chuyển quận/huyện/tỉnh/thành phố (trường hợp thay đổi địa chỉ sang quận/huyện/tỉnh/thành phố khác): 10-15 ngày làm việc;

- Thời gian thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: 3-5 ngày làm việc;

- Thời gian đổi dấu công ty (trường hợp dấu cũ có thông tin về quận/huyện/tỉnh/thành phố): 1 ngày làm việc.

Như vậy: Tổng thời gian thay đổi địa chỉ công ty sẽ khoảng 5-20 ngày làm việc tùy thuộc vào việc có chuyển cơ quan thuế hay không.

Công ty thay đổi địa chỉ không báo trước có sao không?

Trường hợp này là rất nghiêm trọng, bởi khi công ty thay đổi địa chỉ không báo trước sẽ đẩy đơn vị bạn đối mặt với 2 hình phạt:

- Thứ nhất là không hoạt động tại địa chỉ trụ sở chính;

- Thứ hai là hoạt động tại địa điểm không có đăng ký kinh doanh.

Lỗi không hoạt động tại địa chỉ trụ sở

Doanh nghiệp sẽ bị cơ quan thuế treo mã số thuế, sau đó không lập hóa đơn, kê khai thuế, đóng mã số thuế thì coi như chưa hoàn thành thủ tục giải thể. Trạng thái lơ lửng này nếu để lâu sẽ phát sinh rất nhiều khoản phạt về thuế kèm theo.

Lỗi hoạt động tại vị trí chưa đăng ký

Lỗi này sẽ bị xử phạt hành chính 5.000.000 đồng và nhiều hình phạt bổ sung. Nếu doanh nghiệp kinh doanh lưu trữ hàng hóa, máy móc tại địa chỉ không đăng ký này sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi bị cơ quan nhà nước phát hiện.

Một số thắc mắc khi thay đổi địa chỉ công ty

Khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ phòng đăng ký kinh doanh khác quận, khác tỉnh thì có phải quyết toán thuế không?

Không. Khi chuyển trụ sở chính sang huyện, tỉnh khác doanh nghiệp cần làm thủ tục chốt thuế đối với trường hợp chuyển huyện nhưng không phải làm thủ tục quyết toán thuế.

Trong quá trình thay đổi địa chỉ trụ sở có được xuất hóa đơn không?

Trong quá trình thay đổi địa chỉ trụ sở không xuất hóa đơn.

Thay đổi địa chỉ công ty có cần thông báo với cơ quan thuế không? Thay đổi địa chỉ công ty có cần thông báo cho khách hàng không?

Việc thay đổi địa chỉ công ty sẽ dẫn đến thay đổi thông tin của cơ quan thuế (trường hợp địa chỉ công ty thay đổi sang quận/huyện/tỉnh/thành phố khác). Vì vậy, khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty sang quận/huyện/tỉnh/thành phố khác, doanh nghiệp cần gửi thông báo thay đổi địa chỉ đến cơ quan thuế để xin chuyển sang đơn vị quản lý thuế khác.

Thay đổi địa chỉ công ty là việc thay đổi địa điểm giao dịch, thông tin doanh nghiệp trong các hợp đồng kinh tế hiện hành cũng như các giao dịch khác với khách hàng. Vì vậy, khi thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần thông báo cho khách hàng địa chỉ giao dịch mới.

Chi phí thay đổi địa chỉ công ty là bao nhiêu? Chi phí nhà nước và chi phí sử dụng dịch vụ bao nhiêu?

- Lệ phí thay đổi địa chỉ công ty sẽ bao gồm 

- Phí công bố thông tin thay đổi: 100.000 VNĐ 

- Phí khắc dấu công ty (trường hợp có thay đổi thông tin trên dấu như quận, huyện, huyện/Huyện ): 250.000 VND 

- Phí dịch vụ trong trường hợp sử dụng dịch vụ thay đổi của công ty tư vấn.


Xem thêm: Dịch vụ  + Thủ Tục Bổ Sung Ngành Nghề Kinh Doanh

Lời kết

Hy vọng bài viết trên đây về chủ đề thay đổi địa chỉ công ty của chúng tôi sẽ mang đến những thông tin hữu ích cho các cá nhân, doanh nghiệp đang tìm kiếm thông tin pháp lý liên quan.

Nguồn tin: QUYNHTRANG.GOV.VN

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Các tin khác

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây